SEKRETERLİK VE YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI

Reklam Alanı

Reklam buraya

 

buroson_640x509

       Meslek bir kişi için en değerli ve o oranda da önemli bir kimlik belgesidir. Meslek, insanın bütün yaşamını ve kişiliğini etkilemektedir. Meslek, “bir kimsenin hayatını kazanmak ve geçimini sağlamak için, seçerek kendisini verdiği iş ya da düşünme alanı” olarak ya da bir kimsenin geçimini sağlamak için yaptığı sürekli iş, uğraş, çalışma alanı, geçim araçlarını elde etme uğraşı olarak da tanımlanmaktadır.

HURRİYET-UFUK_TARHAN-GELECEGIN_MESLEKLERI-19_TEMMUZ_2012-FOTOGRAF

       Meslekler belirli düzeyde beceri, teknik bilgi, eğitim ve diploma gerektiren, niteliği toplumdan topluma değişmekle birlikte yüksek statü, prestij ve gelir getiren işlerdir. Bir mesleği yapan kişi, bilerek ya da bilmeyerek kişisel amaçlarına ulaşma çabası içindedir. Mesleğini yapan kişinin bireysel amaçları, o kişinin bireysel gereksinimlerinden kaynaklanmaktadır. Kişilerin bireysel amaçları dört başlık altında toplanabilir: Biyolojik ihtiyaçları gidermek, para kazanmak, itibar kazanmak ve üretmek.

DİKKAT : Mesleği belirleyen önemli öğelerden birisi eğitimdir. 

       Bir mesleği yapan kişinin, o mesleğin amaçlarını yerine getirebilmek için belli bilgi, beceri ve davranış niteliklerine sahip olması gerekir. Bu üç öğeyi topluca yeterlik olarak da tanımlamak mümkündür. Meslek için gerekli olan bilgi, beceri ve davranışlar eğitim süreci içinde kazanılabilir. Başka bir deyişle, bir meslekte başarı kazanmanın temelini oluşturan etmenler en iyi şekilde, mesleki eğitim çerçevesi içinde öğrenilebilmektedir. Günümüzde, bir mesleğe girebilmek için en az öğrenim düzeyinin ne olması gerektiği birçok durum için ayrı ayrı belirtilmiştir. İnsanın yaratıcı ve yenilikçi gelişiminin temelinde mesleki eğitim vardır. Mesleki eğitimin genel amacı, eğitimin konusunu oluşturan mesleğin öğretilmesidir. Örneğin, sekreterlik eğitiminin amacı sekreterlik mesleğinin öğretilmesidir. Sonuç olarak her hangi bir mesleğin öğretilmesine yönelik bir eğitimin amacına ulaşabilmesi için mesleki bilgilerin ve mesleki becerilerin kazandırılması, mesleki davranışların geliştirilmesi gerekir. Konu, sekreterlik mesleğiyle ilişkilendirilirse; böyle bir eğitimde mesleki bilgiler düzeyinde sekreterlik mesleği ile ilgili kültürel ve teknik bilgiler öğretilir. Beceri kazandırma düzeyinde ise, meslekle ilgili araç gereç tanıtılır ve bunların kullanılması öğretilir. Bilgi ve beceri kazandırılması yanında mesleki davranışların geliştirilmesine yönelik eğitim etkinlikleri de gereklidir. Bir mesleğin yapıldığı yerde, bir meslek eğitimi vardır.

SEKRETER

       Latince secretum sözcüğünden türetilen sekreter sözcüğü; İngilizce’de secret, “gizli, sır” anlamına gelmektedir. Türk Dil Kurumu sözlüğünde sekreterin karşılığı ise; özel veya kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli, yazman, kâtiptir. Bununla birlikte geçmişten günümüze yönetim anlayışlarında ortaya çıkan gelişmeler, örgütlerin yapılarını da değiştirmektedir. Bu gelişmeler, örgütün vazgeçilmez çalışanları olan sekreterlere de yeni yeni görevler getirmekte ve sekreterin tanımı da sürekli olarak değişmektedir. Başlangıçta “secret/sır” sözcüğünün ağırlıklı anlamını belirlediği sekreter sözcüğünün tanımı da zaman içerisinde sekreterin görevlerinin artması ile daha kapsamlı hale dönüştürmüştür

                         .10170621_buro_yonetimi

       Günümüzde görevlerinin tümünü bile tam olarak sayamadığımız sekreterlik mesleği için kesin ve net bir tanım vermek çok zor olsa da bir gerekliliktir. Bilimsel uğraşlarda tanım yapmak önemlidir. Çünkü tanım; anlamı sınırlar ve standartlaştırır, anlatımı sistemleştirir, konuyu daha kolay anlaşılır hale getirir ve böylece de iletişimi kolaylaştırır. Ancak bunun, belirli ölçü ve ölçütlere dayalı olarak yapılması gerektiği de açıktır. • Sekreter, telefonlara bakan kişidir! • Sekreter, işletme içi ve dışına gönderilen yazışmaları yapan kişidir! • Sekreter, işletmeyi ziyaret edenlerle öncelikle ilgilenen kişidir! Yukarıdaki tanımlamaların hemen hepsi; belirli açılardan doğru olmakla birlikte sekreterlik mesleğini tüm görevleri ile tanımlayabilecek nitelikte, standart ve sistemli değildir. Bu da doğaldır! Sekreter olarak çalışıyor olabileceğiniz gibi herhangi bir sekreter bürosuna değişik nedenlerle konuk olmuşta olabilirsiniz. Bu esnada isteyerek ya da farkında olmadan sekreterin neler yaptığını gözlemişsinizdir. Sistemli, kapsamlı ve standart bir tanıma ulaşırken yararlanacağınız bilgiler bu gözlemlerden sağlanacaktır. Yukarıda yapılan tanımlarla gözlemlerden elde edilen bilgiler karşılaştırıldığında, bunların mesleği tümü ile tanımlamakta yetersiz kaldığı görülecektir. Bunun sonucunda da “Sekreterin yaptığı tüm işleri kapsayacak bir meslek tanımı yapmaya kalksak buna sayfalar yetmez!” türünden karşı çıkışlarınız olabilir. Haklısınız!

  hukuk

       Bir mesleğin tanımı, o mesleği ortaya çıkaran hizmet ya da görevlerin tümünü içeremez. Buna olanak yoktur. Bunun için bir meslek tanımı yaparken görevleri tek tek sıralamak yerine; bu görevler arasındaki ortak özellikleri belirleyerek bunları gruplamak, bu görev gruplarına içerdiği görevleri temsil edecek bir ad vermek, sonra da ad verilerek tanımlanan görev gruplarını sınıflayıp sistemli bir dizine sokmak gerekir. Böylece gerek görev ya da iş, gerek meslek tanımlarının kısa, anlamlı ve işe yarar olması sağlanmış olur. Aslında meslek tanımı yapılırken görevler kadar, yetkiler, sorumluluklar ve özgün yeterliklerinde kapsanması gerekir. Bu da yetmez. Mesleğin etkileşim içinde bulunacağı birim, kurum ya da kişilere de tanım içinde yer verilmesi gerekir. Doğal olarak bunlar da gruplanacak ve sınıflanacaktır. Bu arada, işe yarar meslek tanımlarının üretilmesi ve uygulanmasında meslek kuruluşlarının da önemli katkı sağladığını belirtmekte yarar vardır. Değişen koşullar karşısında en sağlıklı meslek tanımı değişikliklerini de bu kuruluşlar yaparlar. Bu oluşumlar dernek, birlik, kulüp ya da oda şeklinde örgütlenebilirler.

TABLO: SEKTER KİMDİR?

         SEKRETER  telefon kullanır TELEFON OPERATÖRÜ         DEĞİLDİR.
 dosyalama yapar  DOSYA MEMURU
 çay kahve ikram eder  SERVİS GÖREVLİSİ
 büronun düzen ve temizliği ile ilgilenir  TEMİZLİK ELEMANI
 büro dekorasyonuyla ilgilenir  DEKORATÖR
 seyahatleri düzenler  TUR OPERATÖRÜ
 bilgisayar kullanır  BİLGİSAYAR OPERATÖRÜ
 ziyaretçileri karşılar  RESEPSİYONİST
 yabancı dilden çeviri yapar  ÇEVİRMEN

       Tüm bu bilgilerin ışığı altında ‘sekreterlik, bir kuruluşta iletişim, belgeleme ve düzenleme görevlerini içeren bir meslek alanı’ olarak tanımlanabilir. Bununla birlikte sekreterlik mesleği için geliştirilmiş bir dizi tanımı da burada vermekte yarar vardır. • Sekreter, yetkin iletişim becerileri ile donatılmış, yöneticisinin diğer ünite yetkilileriyle olan iş ilişkilerini düzenleyip denetleyen, yönetim yeterliklerine sahip kişidir. • Sekreter, büro işlerinin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayarak, yöneticisine zamanı verimli kullanma olanağı tanıyan en yakın yardımcıdır.

buro-yonetimi-ve-yonetici-asistanligi

        Sekreter, mesleğe ilişkin bilgi ve becerilere sahip ve bunları davranışa dönüştürebilen, kişisel amaçları ile çalıştığı örgütün amaçlarını uyumlaştırabilen bir profesyoneldir.

        Sekreter, bürolardaki işlerin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayan, yöneticinin rahat çalışması için telefon konuşmaları, randevu tespitleri, ziyaretçi kabulü, yazışma gibi ayrıntılarla bizzat meşgul olan sempatik, anlayışlı, çalışkan kimsedir. Yönetimde, yöneticiye en çok destek sağlayan ve yardımcı olan kişilerden biri sekreterdir. Sekreter, yöneticinin iş yaşamına giren, yöneticinin imajını olumlu veya olumsuz bir şekilde etkileyen ve hatta yöneticiyi temsil eden, yöneticiyi iyi veya kötü dışa aksettiren ve yöneticiye en yakın olan kişidir. Sekreterler yakınlıkları nedeniyle yöneticilerin özel yaşamını, zaaflarını, alışkanlıklarını, güçlü ve zayıf yönlerini bilen kişilerin başında gelir. Sekreterler örgütsel pozisyonları nedeniyle yönetimin gayri resmi ortaklarıdır.

SEKRETERLİK MESLEĞİNİN GELİŞİMİ

       Sekreterlik kadar toplumsal, ekonomik ve teknolojik gelişmelerden etkilenen çok az meslek bulunmaktadır. Bu nedenle mesleğin geçmişten bugüne değişen ve hareketli rolü ve gelecekteki yönelimleri büyük farklar göstermektedir. Bugünkü sekreterlerin yaptıkları işlere benzememekle birlikte, sekretere ve onun verdiği hizmetlere duyulan gereksinim tarihin başlangıcında ortaya çıkmıştır. Sekreterlik mesleğinin tanımında yer alan en önemli görevlerden biri belgeleme ve kayıt tutmadır. Bu görev, özelde büro işleyişine genelde de çalıştığı örgüte kalıcı bilgi ve belge sağlama amacına yöneliktir. Sözünü ettiğimiz örgütün gelişme sağlayabilmesi, iş akışı ve işleyişinin belgelenmesi ile mümkündür. Tarih boyunca, özellikle yönetsel bir çaba içinde olan insanların, kendilerine yardımcı olacak bir kişiye hep ihtiyaçları olmuştur. Belgeler, ilk sistemli sekreterlik hizmetlerinin Eski Mısır ve Yunan toplumlarında verildiğini belgeliyor. Bu dönemlerde yazışma yoluyla iletişim, kayıt tutma ve belgeleme amacıyla sırdaş sekreterlere gerek duyulmuştur. Sözcükleri simgelerle ve işaretlerle ya da kısaltmalarla yazmayı sağlamak için stenografi geliştirilmiştir. Troniyen notları, sözcüklerin, birkaç sözcükten oluşan deyimlerin karşılığı olarak yazılmış binlerce işaretten oluşmuştur. Romalı hatip Cicero’nun azatlı kölesi olan Marcus Tullius Tiro, efendisinin senatodaki söylevlerini steno ile yazıyordu. 1786’da Samuel Taylor ve 1839’da Sir Isaac Pitman İngiltere’de steno sistemleri geliştirmişler; Fransa’da Emile Duploye, Almanya’da 1834’te Gabelsberger, Amerika’da J.Robert Gregg 1888’de kendi steno sistemlerini kurmuşlardır.

Teknolojinin Sekreterlik Mesleğine Etkileri

       Sekreterlik mesleği teknolojik gelişmelerden önemli ölçüde etkilenmiştir. Christopher Sholes’in daktilo adını verdiği yazı makinesini buluşu (1867) ve geliştirilmesiyle (1873) sekreterlik hizmetleri yeni bir uzmanlık alanına kavuşmuştur. 1873 yılında geliştirilen ilk yazı makineleri üretilmeye başlanmış, daha sonra da Dr. Dvorak klavyelerin bilimsel esasa dayandırılması ve bir düzen içinde kullanılması için çalışmalar yapmıştır. Dr. Dvorak sağ ve sol ele eşit yük yükleyerek, kelimelerin % 70’inin, parmakları temel sıradan ayırmaksızın yazılmasını sağlamıştır. Böylece sekreterlerin iş verimin % 35 yükselteceğini düşünen ilk teknolojik ürün olan yazı makineleri metotlu olarak bürolarda kullanılmaya başlanmıştır. Bu yeni konum; sekreterlerin büro makinelerini verimli kullanabilme konusunda uzmanlaşmış becerilere sahip olmalarını zorunlu hale getirmiştir. Bu açıdan anlamlı ve önemlidir.

       Daktilo adlı basit teknoloji ürününün sekreterler tarafından kullanılmaya başlanması, sekreterlerin uzmanlaşma sürecinin ilk adımıdır. 

indir
Christopher Latham Sholes (1818–1890)

        Başlangıçta daktilonun icadı ve klavyelerin on parmak ile hızlı bir şekilde kullanılması iş yaşamında büyük etkiler yaratsa da daktilo, büro hizmetlerinde artık geri bir teknolojidir. Sonraki yıllarda yazı makineleri geliştirilerek daha hızlı ve daha okunaklı yazar hale getirilmiştir. Mekanik, elektromekanik, elektrikli yazı makinelerinden sonra hafızalı ve pek çok fonksiyonu bulunan elektronik yazı makineleri ile yazı işlemleri daha da kolaylaşmış, hatasız ve kısa zamanda, istenen her türlü yazının yazılması sorun olmaktan çıkmıştır. Bugün iletişim, kayıt tutma ve belgeleme işlemleri, geliştirilen ileri teknoloji (hi-tec) araçları ile daha hızlı ve verimli olarak yapılabilmektedir. Önce telefon, sonra teleks sonra da sırasıyla faks, elektronik mektup ve bilgisayar sözü edilen teknoloji ürünlerinden bazılarıdır. Bilgisayarların ve yazılımların gelişmesi ile gerçekleştirilen kâğıtsız bürolar ve büro otomasyonu uygulamaları, işlerin daha kısa sürede ve en iyi şekilde tamamlanmasını sağlamıştır.

indir (1)
Dr.August Dvorak (1894–1975)

        Bu araçların üretimi, verimli büro hizmeti için geliştirilmiş olanaklar yaratmıştır. Ancak olanaklar, faydaya dönüştürülemediğinde bir anlam ifade etmezler. İşte bu noktada, sekreterlerin önemi daha belirgin olarak ortaya çıkmaktadır. Sekreterler ileri teknoloji ürünü olan büro makinelerini kullanmada uzmanlaşmış becerileri de edinmelidir. Teknolojik gelişmeler sekreterlerin işlerini kolaylaştırmasının yanı sıra iyi yetiştirilmiş eleman ihtiyacını da giderek arttırmıştır. İşverenler, bürolarında kurdukları yüksek teknolojili büro araçlarını kullanabilecek bilgi ve beceriye sahip, eğitimli sekreterler aramaktadırlar.

SEKRETERLERİN SORUMLULUK DÜZEYLERİ

       Sekreterlere iş yaşamının hemen her alanında gerek vardır. Bu alanlar içinde kamu sektöründeki devlet kuruluşları yer alabileceği gibi; özel sektördeki mal ve hizmet üreten işletmeler de yer alabilir. Bunlardan, sekreterlerin yoğun olarak görev aldıkları sektörlere örnek olarak; reklamcılık, iletişim, sigortacılık, bankacılık ve finans, hukuk ve yargı, sağlık hizmetleri, eğitim, ulaştırma alanları verilebilir. Sekreterin görev, yetki ve sorumlulukları, örgütün faaliyet alanına, büyüklüğüne, yöneticinin konumuna, iş dağıtımında benimsenen tutuma, örgüt kültürüne, mevcut büro donanımına ve mevcut yönetim anlayışı ilkelerine bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Örnek olarak, büyük kurum ve kuruluşlarda sekreterlik hizmetleri bölüm ya da birim sekreterliği şeklinde düzenlenebilir. Bu tür bir sekreterin yapacağı işlere bağlı görev yetki ve sorumluluk sınırları iyi belirlenmiştir.

         Kurum ya da kuruluşların boyutları küçüldükçe sekreterlerin iş tanımları çeşitlenir, görev tanımları genişler ve netliğini yitirir, ancak iş yoğunluğu artar. Ama yetki ve sorumluluklarda da bir artış gözlenir. Bu türden küçük örgütlerde sekreterlerin aynı anda birden fazla sekreterlik hizmetini vermesi beklenebilir. Bu nedenle de, küçük işletmelerin sekreter işe alımında öncelikle deneyim aranır. Anlatılanlar ışığında sekreterlerin sorumluluk düzeyleri şöyle tanımlanabilir: Sorumluluk Düzeyi 1 Bu sorumluluk düzeyinde sekreter, yöneticisinin özel yönergeleri altında her gün gerçekleşen işleri yapmaktan sorumludur.

Bu sorumluluk düzeyinde çalışan bir sekreter;

• Klasik cevapları olan rutin telefon görüşmelerini gerçekleştirir veya ziyaretçileri ilgili personelle görüştürür.

• e-postaları kontrol eder, ilgilileri bilgilendirir ve duyuruları gönderir.

• Yöneticinin ajandasını düzenler, randevuları verir ve ziyaretçilerin yönetici ile biraraya gelmesi için ortamı hazırlar.

• Yöneticisinin imzası ile gidecek belgeleri şekil ve dilbilgisi açısından gözden geçirir.

• Yöneticinin yazışmalarının şekil ve içerik olarak doğruluğundan sorumludur. Bu nedenle yöneticinin imzası ile gidecek tüm belgeleri şekil ve içerik açısından gözden geçirirler.

• Şirket içi rutin evrak işlerini yürütürler. Giden-gelen evrakı takip eder, kayıtları tutarlar.

• Yazıları yazar, dikte alır, dikteyi yazılı metne dönüştürür ve dosyalamayı gerçekleştirirler.

Sorumluluk Düzeyi 2

      Yöneticinin genel yönergeleri, öncelikleri, görevleri, politikaları ve program amaçları kapsamında çalışırlar. 1. Sorumluluk düzeyine göre daha fazla yargı geliştirme ve karar verme yeteneği ve büro işlevleri bilgisi gerektiren ortamda görev yaparlar.

Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter;

• Gelen yazışmaları, konukları, telefon görüşmelerini elinde bulundurur. Hangi isteğin; yönetici, ilgili personel veya diğer çalışanlar tarafından karşılanacağını belirler.  

• Rutin ve teknik bilgi gerektirmeyen yazışmaları yöneticisinin adıyla veya kendi adıyla hazırlayabilir veya imzalayabilir.

• Randevu programını düzenler. • Konferans ve toplantılar için düzenleme yapar ve ilgili materyalleri düzenler.

• Toplantılara katılabilir ve raportörlük yapabilir.

• Gelen ve giden evrakı prosedürü uygunluk açısından gözden geçirir.

• Dosyalardan veya personelden, büro programları veya periyodik raporlar ile ilgili rutin araştırmalar hakkında bilgi toplar.

• Yöneticiye bağlı diğer elemanlara çalışma kurallarını açıklar.

• Formları düzenler.

Sorumluluk Düzeyi 3

      Rutin olamayan durumlarda inisiyatif kullanırlar. Amaçları, yazılı olmayan politikaları kapsayan faaliyetleri, yönergeleri yorumlar ve uyum sağlarlar.

Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter;

• Yöneticisinin görüşüne sunmak üzere kendi inisiyatifi ile genel büro politikaları ve idari sorunlar hakkında rapor hazırlayabilir.

• Konferans, yazışma, görüşme, toplantı, telefon görüşmeleri için yönetici tarafından ihtiyaç duyulan materyalleri sezinler ve hazırlar.

• Çeşitli yayınları izler, okur ve faaliyete geçer veya önemli olanları yöneticisine ve diğer çalışanlara iletir.

• Özel veya bir kerelik raporları, özetleri hazırlar veya genel yönergeye dayanarak gelen evrakı yanıtlar.

• Yeni prosedürler üzerine alt düzey sekreterlere önerilerde bulunabilir.

• Periyodik veya özel raporlar için çalışanlardan gerekli olan bilgileri isteyebilir.

• İş yükünü göz önüne alarak personelin iş programlarını değiştirebilirler.

• Büro donanımını seçerler.

Sorumluluk Düzeyi 4

       Yöneticinin genellikle dikkatini veremeyeceği, büronun genel ve idari işlevlerini içeren sorun ve çatışmaların pek çoğunu bağımsız olarak çözümler. İşlerin bitiş zamanını belirlemede yardımcı olur. Ayrıca yukarıda verilen diğer sorumluluk düzeyindeki görevleri de üstlenir.

        Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter;

• Anlaşılması zor olan teknik sorunların yazışmalarını düzenler. İstendiği zaman yönetici adına teknik yazışmaları imzalayabilir.

• Toplantılar sırasında yönetici tarafından verilen taahhütleri not alır.

• Kendi inisiyatifini kullanarak, şirketi personel adaylarına tanıtmak için toplantı ve konferans düzenlemeleri yapabilir.

• Ziyaretçilerin görüşme önceliklerini, ertelemelerini belirler. Davet veya görüşmeleri kabul/ret eder.

• Yöneticinin onayına sunulan yazışmaları gözden geçirir ve şirket politikalarıyla çelişen bir durum varsa bu konu hakkında ilgili çalışanları uyarır. Bu sorunları çözmek için önemli bölümlere veya çelişkilere dikkat çeker, önerilerde bulunur.  

• Gelen yazı, rapor ve bilgilerin içeriğini özetleyerek yöneticisine zaman kazandırır. Özellikle yöneticiye yardımcı olmak amacıyla bu belgelerden sonuç çıkarır, yeni bilgilerin şirketin temel bilgi kaynaklarına uyumunu sağlar.

• Yöneticinin yokluğunda, şirket etkinliklerinin yürütülmesini temin eder, ihtiyaç varsa uygun personele durum hakkında bilgi nakleder.

• Acil veya önemli durumlarda yöneticinin bilgilendirilip bilgilendirilmeyeceğine karar verir. Bununla birlikte, yukarıda tanımlanan bu dört sorumluluk düzeyinin de üstünde sorumluluklara sahip bir sekreter daha vardır. Yöneticisi ile birlikte yönetici yardımcısı gibi çalışan bu sekretere yönetici sekreter “yönetici asistanı” adı verilmektedir.

YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI

       Günümüzde sekreterlik ve yönetici asistanlığı kavramları sıklıkla birbirinin yerine kullanılmaktadır. Evet, her yönetici asistanı sekreterlik meslek üyesidir. Evet, literatürde sekreterlik mesleği için 5 sorumluluk düzeyi belirlenmiştir ve en üst düzey olan 5.basamakta görev yapan sekreterlere yönetici asistanı tanımlaması yapılmıştır. Ama kabul edersiniz ki her sekreter 5.sorumluluk düzeyinde görev yapmaz. Kısacası askeriyede, emniyet teşkilatında, tıp alanında, eğitimde olduğu gibi sekreterlikte de yetki ve sorumluluklara göre bir unvan sıralaması vardır ve en üst düzey sorumluluklara sahip ve yönetici özellikleri taşıyan ve genellikle bir sekreterya ya sahip meslek üyelerine yönetici asistanı denilmektedir.

yonetici_asistan

       Yönetici asistanı; görevi sekreterlik olarak tanımlanan büro çalışanlarının en üst düzey sorumluluklarını üstlenen üyesidir.

       Başka bir deyişle de asker denilince nasıl er’den paşa’ya kadar tüm düzeyleri kapsıyorsa, sekreterlik kavramı da içinde yönetici asistanlığını barındırır. Evet yönetici asistanlığı diye bir kavram tüm dünyada vardır fakat sekreter sözcüğünün karşılığı olarak, onun yerine kullanılan bir sözcük olarak değil, çeşitli sorumluluk düzeyleri olan “sekreterlik mesleği”nin en üst sorumluluk düzeyini anlatmak için kullanılır. Dolayısı ile sekreter sözcüğünden kastedilen ile yönetici asistanı sözcüklerinden kastedilenler fonksiyonel açıdan bazı farklılıklar içerirler.

        Yönetici asistanları diğer sorumluluk düzeylerindeki sekreterlere göre daha karmaşık örgütsel sorunlarla ilgilenmekte ve yerine göre yöneticilerin yetkilerini kullanabilmekte, hatta yöneticisine koçluk yapabilmektedirler ama sekreter kavramı onları da kapsar. Yönetici asistanı işlerin akışını belirleyen, onlara yön veren, herhangi bir komuta maruz kalmadan görev ve sorumluluklarını yerine getiren, hatta diğer departmanlarda çalışanlarla işlerin işleyişiyle ilgili iletişimde bulunan, onlara da yön vererek işin verimliliğini ve kalitesini en üst düzeye çıkarabilen kişidir. İşyerinde yöneticisinin olmadığı zamanlarda veya olduğu zamanlarda etkinliğini ortaya koyarak adeta bir yönetici gibi davranabilen kişidir. Hatta öyledir ki yöneticisi onun olmadığı bir anı düşünemez.

         Yönetici asistanı, yönetim kadrolarının sorumluluk derecesini anlayarak; onlara etkin bir destek sağlayan, yönetim grubunun önemli bir üyesidir. Örgütlerde hiçbir büro elemanının, yönetici asistanı kadar genişleyen bir senaryo içindeki rol evriminden söz etmek mümkün değildir. Yönetici asistanı yöneticisinin yokluğunda gerektiğinde onun alternatifi olabilecek tek kişidir. Yönetici asistanı, yöneticisini yönetme gücüne sahiptir. İşleri düzene koyarak, planlama ve koordinasyonu sağlayarak bir yönetici gibi çalışır. Bir işin yapılması gerektiğinde etkin düşünme becerisi sayesinde olayı planlar ve yöneticinin onu reddedemeyeceği şekilde yöneticisine sunar. Bu konumda   24 yöneticisine “hayır” diyemeyen sekreter pozisyonunda değil, yöneticisinin “hayır” diyemeyeceği yöneten bir sekreter pozisyonundadır.

indir (2)

          Yönetici asistanın, birçok tanımı olmakla beraber, en çok kabul gören tanımı şöyledir: Yönetici asistanı, büro yeterliklerinin üstünlüğüne sahip, doğrudan bir emir almadan sorumluluk alabilme yeteneği gösteren, alınan karar ve sorumlulukları uyguladığı gibi, kendisine verilen yetki sınırları içinde kararlar verebilen bir yönetici yardımcısıdır. Yönetici asistanlarından büro yeterliklerinin beklendiği tanımdan görülebilmektedir. Tüm bu görevleri gerçekleştirirken de, acil durumlarla karşılaştığında ya da yoğun çalışma temposunda dayanıklı ve soğukkanlı kalabilmeyi başarabilmeleri beklenmektedir. Aslında, yönetici asistanı yönetici yardımcısı gibi çalışırlar. Yönetici yardımcısının İngilizce ifadesi ise “executive assistant” dır. Bu kavramlar dilimize yabancı dillerden geçtiği için çeviri ve kullanımda değişik yorum ve söylemlere rastlanmaktadır. Konuyla ilgili yazarların bir kısmı executive sözcüğünü Türkçeye yönetici olarak çevirmiş ama assistant’ı aynen alarak yönetici asistanı olarak kullanmıştır.

KAYNAK : http://ds.anadolu.edu.tr/eKitap/BYA205U.pdf

Reklam Alanı

Reklam buraya