Sekreterlik Mesleği Nedir? Sekreterlik Türleri ve Görevleri Nelerdir?

Örnek Reklam Alanı

#EvdeKal

SEKRETERLİK MESLEĞİ NEDİR?

Meslek tanımı: Sekreterlik, bir kuruluşta iletişim, belgeleme ve düzenleme görevlerini
içeren bir meslek alanıdır. Genel olarak görevleri;
– Telefona bakmak,
– İç ve dış yazışmaları yapmak,
– Ziyaretçileri ağırlamak,
– Yazışmaları dosyalamak,
– Ziyaretçi kayıtlarını tutmak,
– Fatura kesmek,
– Randevuları vermek,
– Dış gezi organizasyonu,
– Toplantı düzenlemektir.

Sekreterlik Türleri
Sekreterlik mesleği teknolojinin gelişmesiyle iş alanları çeşitliliğinin artmasıyla
birlikte günümüzde kendi alt türlerini oluşturdu. İş hayatı içinde geçerli olan sekreterlik
türlerini inceleyelim

1-)Yönetici Sekreter
Bir kurum ya da işletmenin en üst düzey yöneticisinin sekreteridir. Bu görevi üstlenecek
sekreterin iyi bir eğitim almış olması, iyi derecede yabancı dil bilmesi, yaratıcı, olması gerekir. Yöneticinin vereceği tüm görevlerden sorumludur; kontrole gerek
kalmaksızın tüm işlerin üstesinden gelebilmelidir.

Yönetici sekreterler, üst düzey kararların verildiği ve izlenecek politikaların
belirlendiği ortamda görev yapar. Yöneticiye daha başarılı olması için yardım eden, çeşitli kanallardan gelen bilgi, veri ve raporları inceleyen, işleyen, derleyen kişidir. Yöneticilerin diğer kurumların yöneticileriyle kuruluşun diğer çalışanlarıyla bağlantısını kurmak durumundadır. Yönetici sekreterlerden beklenenler, büro yeterliliklerini taşımaları, yönetsel
becerilere ve karar verebilme yeteneğine sahip olabilmeleridir.

Yönetici sekreterleri normal bir sekreterden ayıran en önemli faktör, yöneticisinin işlerini bütün ayrıntıları ile bilmesi ve işi onun yokluğunda onu aratmayacak düzeyde yerine getirebilme yeteneğidir. Yönetici sekreter, yöneticinin olmaması durumunda onu temsil etmektedir

Görevleri:
–  İş yerinde iletişimi sağlamak
–  Dosyalama ve arşivleme yapmak
–  Yazışma yapmak
–  İş programı hazırlamak ve uygulamak
–  Toplantı organizasyonu yapmak
–  Seyahat organizasyonu yapmak
–  Bilgisayarda dosya oluşturmak
–  Bilgisayarda yazı hazırlamak

2-) Üst Düzey Yönetici Sekreter

Üst düzey yönetici sekreterleri, yöneticilerle işletmenin iç çevresinden çok, dış çevresi arasında bağlantı kurmaktadır. Üst düzey yöneticiler, ağırlıklı olarak organizasyonun stratejik kararlarıyla ilgilenmektedirler. Bu kararların işletmenin iç ve dış çevre faktörlerinin analiz edilmesi, işletmeyi dışarıdan etkileyen sorunların ve onu içeriden etkileyen değişkenlerin neler olduğu konularında araştırmalar yapılmasını gerektirmektedir. Üst düzey yönetici sekreteri aynı zamanda yönetici sekreterleri gibidir. Ancak üst düzey yönetici sekreteri protokole uygun davranmaya çalışmakla kalmamalı, protokol kurallarını düzenleyici ve öğretici olabilmelidir. Bu sekreter bazı kurumlarda özel kalem müdürü unvanı ile çalışmaktadır. Genel müdür, müsteşar, rektör gibi makamlarda görev almaktadır.

3-) Yönetim Kurulu Sekreteri

Yönetim kurulu bulunan iş yerlerinde yönetim kurulu sekreteri görev yapar.Yönetim kurulu başkanı, genel müdür ve genel müdür yardımcılarının ajandasını oluştur ve takip eder. Diğer bölümlerle iletişimi sağlayıp ilgili üst düzey yöneticinin programını oluşturur. İlgili yöneticiye bağlı bölümlerden gelen bilgi akışında problem olduğu durumlarda çözüm oluşturur. İlgili üst düzey yöneticinin işlerini kolaylaştırmak açısından gerekli ortamı temin eder. Randevu ve yurt içi/yurt dışı telefon trafiğini yönetir,raporlama, dosyalama ve iş takibini yapar, toplantı ve seyahat organizasyonlarını gerçekleştirir, şirkete gelen misafirleri karşılar.

Yönetim kurulu sekreterlerinin nitelikleri aşağıda sıralanmıştır.

–  Yönetim kurulunun çalışmalarını düzenleyecek
–  Üniversitelerin 4 yıllık bölümlerinden mezun ya da meslek yüksekokulu
mezunu (tercihen büro yönetimi ve sekreterlik mezunu)
–  İyi derecede yazılı ve sözlü İngilizce bilen
–  Office programlarını etkin olarak kullanabilen
–  Detaylı, sistemli ve düzenli çalışmayı prensip edinmiş
–  Çok iyi planlama, organizasyon ve koordinasyon becerilerine sahip
–  Motivasyonu yüksek, dinamik çalışma ortamına ayak uydurabilecek
–  Diksiyonu düzgün, iletişim yönü güçlü
–  Güler yüzlü, dış görünüşüne önem veren kişiler bu işi başarabilir.

4-) Büro Hizmetleri Sekreteri

Büro hizmetleri sekreteri bir yöneticiye direkt bağlı olmadan hizmetleri yürüten kişidir. Bu tür çalışanlar bürolarda bilgisayar kullanımı, yazışmaların yapılması, telefonlara bakılması, ziyaretçilerle ilgilenilmesi gibi birçok konuyla ilgilenen ve gerektiğinde verilen diğer büro işlerini de yerine getiren kişilerdir. 

5-) Tıp Sekreteri

Tıp sekreterliği, diğer sekreterlik türlerinden uzmanlık yönüne verilen önem bakımından ayrılmaktadır. Hastane, klinik ve laboratuvarlarda tıp sekreterlerinin uzmanlık bilgilerine büyük ihtiyaç duyulmaktadır. Tıp sekreterleri, hastanelerin ilgili servislerinde hizmet veren yönetici ve hekimlerin teşhis, tedavi, hastanın izlenmesi, gerekli malzeme temini gibi konularda, yazışmalar yapmak gibi hayati öneme sahip görevleri yerine getirirler.Tıbbi sekreter, kendi başına ve belirli bir sürede, hastaların muayeneye hazırlık, kabul ve dosya işlemlerini yapma ile tıbbi, idari ve istatistikî dokümanları hazırlama bilgi ve becerisine sahip nitelikli kişidir. Tıp sekreterlerinin, sağlık kuruluşlarının işleyişini ve
özelliklerini, tıbbi terimleri çok iyi bilmesi gerekmektedir. Hazırlayacakları yazılarda ve raporlarda bir harf hatası, tahlil ve teşhislerde büyük yanılgılara neden olabilmekte, bu da hastanın sağlık durumunu ciddi derecede etkileyebilmektedir.Evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi, aralıklı kontrolü gerektiren hastaların izlenmesinde, aranan dosyanın bulunmasında bilinçli sekreterlerin vereceği hizmet çok büyüktür. Randevuların düzenlenmesinde eşitlik ve aciliyet durumuna dikkat edilmesi, daha çok ilgiye ihtiyacı olan insanlara yardımcı olması gerekir. Gelen hastalara karşı samimi,olumlu, yapıcı yaklaşmalıdır. Sekreterin pozitif yaklaşımları hastaların moral gücünü ve doktorların başarısını olumlu yönde etkileyecektir. Ayrıca hastane faturalarının düzenlenmesi, hasta havale işlemleri, tahsilât hatta bazı testleri uygulama gibi görevleri de
olabilir.

Görevleri:
–  İş yerinde iletişimi sağlamak
–  Dosyalama ve arşivleme yapmak

–  Yazışma yapmak
–  İş programı hazırlamak ve uygulamak
–  Toplantı organizasyonu yapmak
–  Seyahat organizasyonu yapmak
–  Bilgisayarda dosya oluşturmak
–  Bilgisayarda yazı hazırlamak
–  Hasta hizmetleri ile ilgili işlemleri yürütmek
–  Tedavi hizmetleri ile ilgili işlemleri yürütmek

6-) Hukuk Sekreteri

Tıp alanında olduğu gibi hukuk alanının da kendine özgü bir terminolojisi vardır. Bu alanda çalışacak sekreterlerin bu terminolojiyi bilmeleri gerekir.
Hukuk sekreterleri, avukatlık bürolarında çalışabilecekleri gibi baro ya da adliyede de görev alabilirler. Adli yazışmaları gerçekleştirir, dosya ve arşiv işlerini yürütürler. Adli işlere özgü mahkeme celbi, savunma dilekçesi gibi özelliği olan yazışmaları gerçekleştirirler.Hukuk bilgilerini geliştirmek için ilgili yayınları ve yürürlüğe giren kanunları izlemeleri gerekir. Güvenilir kişilik özelliğine sahip olmak, sır tutmak, dedikodudan kaçınmak ve
soğukkanlı olmak hukuk sekreterlerinin ortak ozelliklerindendir.

Görevleri:
–  İş yerinde iletişimi sağlamak
–  Dosyalama ve arşivleme yapmak
–  Yazışma yapmak
–  İş programı hazırlamak ve uygulamak
–  Toplantı organizasyonu yapmak
–  Bilgisayarda dosya oluşturmak
–  Bilgisayarda yazı hazırlamak
–  Dava dosyalarının hazırlanmasına yardımcı olmak

7-) Ticaret Sekreteri

Ticari sekreterler, ticari işletmelerin çalışmalarında, yönetimin ve yöneticilerin yazışma, iletişim ve diğer sekreterlik hizmetlerini yürütmekle görevli büro elemanlarıdır.Ticari sekreterin görevi son derece önemlidir. Sekreterin atacağı yanlış bir adım, müşteri kaybedilmesine neden olmaktadır. Bu nedenle sekreter, işin başından itibaren üstlendiği
rolün önemini kavramalı, ona göre davranmalıdır. İş yerinin ticari ilişkilerini düzenlerken dikkat etmelidir.

Görevleri:
–  İş yerinde iletişimi sağlamak
–  Dosyalama ve arşivleme yapmak
–  Yazışma yapmak                       

–  İş programı hazırlamak ve uygulamak
–  Toplantı organizasyonu yapmak
–  Bilgisayarda dosya oluşturmak
–  Bilgisayarda yazı hazırlamak
–  Bildirimleri ve ödemeleri izlemek

Ticari sekreterlik son derece özel bir konu olup bu alanda çalışan bir sekreter dış ülkelerle de irtibat içinde olur. Patronu genelde iş yerinde bulunmadığı için sekreter gelen kişilerle bizzat kendisi ilgilenir ve iş ilişkilerini düzenler.Sekreter işi için gerekli psikolojiye sahip olmalı, kendi kendine işlerde başarılı olmasını bilmelidir. Bir müşterinin karşısında doğru kelimelerle ve hızlı bir şekilde sorunlara çözüm getirebilmelidir. Telefonda bir müşteri kızgın konuşursa sekreter sakinliğini korumalı,
müşteriyi sorunu çözmek için önerilerde bulunmalıdır.
Ticaret işinde çalışan sekreterin, işinde başarılı olması için işinin içeriğini ve neleri gerektirdiğini iyi bilmesi; ilişkilerinde başarılı olması için çekingenliğini üstünden atması ve iyi veya kötü bir haber olduğunda bunu gereken kişiye çekinmeden söylemesi gerekir.Ayrıca müşterilerce sorulabilecek her türlü soruya cevap verebilmek için çalıştığı şirketin
ürünlerini, fiyat tarifelerini, sipariş şartlarını bilmelidir.

8- ) Muhasebe Sekreteri

Muhasebe sekreterleri, sekreterlik görevlerinin yanında muhasebe ve finansman konularında da çalışmalar yürütmektedir. Muhasebe sekreterleri, muhasebe ile ilgili bürolarda çalışan büro çalışanlarından biridir ve aynı zamanda sekreterlik hizmetlerini de görmektedir. Bu nedenle muhasebe sekreterleri, hem sekreterlik hem muhasebe konularında bilgi sahibi olmalıdır. Muhasebe sekreterleri sık sık ödeme, bildiri gibi sosyal olaylarla da ilgilenmektedir. İşin üstesinden gelebilmek için işlerini planlı yapmalı ve tüm ödeme işlemlerini not almalıdır. İş yerine zarar gelmemesi için hiçbir şeyin unutulmaması gerekmektedir.

9-) Finansman Sekreteri

Finans sekreterleri, yöneticilerin kararlarına yardımcı olabilmek amacıyla gerekli dokümanları hazırlamaktadırlar. Bu konuda hazırlanacak dokümanlar; piyasa analizleri, arz ve talep unsurları, üretim ve pazarlamaya yönelik çalışmalarla, gelecekteki beklentileri içeren raporlardır. Finans sekreterinin yöneticiye mali konularda piyasayı sürekli izleyerek katkı vermesi gerekmektedir. Söz konusu katkıyı, bulunduğu iş kolunu, işletmeyi tanıyarak yapabilir.

10-) Basın Sekreteri

Basın sekreterliği, bir gazete ya da derginin hazırlanmasında, basın görevlileriyle ortaklaşa yürütülen bir çalışmadır. Basın sekreterleri, gazete ve dergilerin hazırlanmasında genel yayın yönetmeni, yazarlar ve çeşitli muhabirlerle birlikte yayının istenilen düzeyde gerçekleşmesi konusunda çalışmalar yürütmektedir. Basın sekreterleri, özel görevleri olan gazetecilerin yazılarını yazmak ve sayfa tasarımı yanında, diğer genel sekreterlik görevlerini de yerine getirmekle yükümlüdürler. Kuryeyi açmak, telefonları cevaplamak, gazetecilerin yazılarını yazmak, basın sekreterinin başlıca görevleri arasında bulunmaktadır. Gazeteciler
röportaj için gittikleri yerden faksla haberleri geçebilir ya da telefonla dikte ettirebilirler.Basın sekreterleri, araştırılması gereken konuları izler ve gerekli bilgileri not alırlar.Gazetedeki yazı işleri ekibiyle çalışan basın sekreterleri çok hareketli bir çalışma ortamı içerisinde işlerini yürütürler.
Basın sekreterinin insan ilişkilerinde kuvvetli olan, basın ilişkilerini bilen ve tanıyan,okuyan, yazışmayı iyi bilen, internet kullanabilen, bakımlı, titiz, kültürlü, espriye açık, hızlı düşünen, hızlı karar veren, tatlı dilli, dinlemesini bilen, araştırılması gereken konuları takip eden, gerekli bilgileri not alan, uyumlu, açık fikirli, güven veren, sabırlı, hedefine odaklanan,yöneticisinin işlerini düzenleyen, öz güveni olan, seyahat engeli olmayan, mesleki bilgisi olan, başarıyı hedefleyen niteliklere sahip olması gerekir.

11-) Turizm Sekreteri

Turizm bürosu sekreterinin görevi, turistlerle ilişkiler kurmaktır. O, turistleri ağırlar,onlara, bölgesindeki ilginç yerler, taşıt araçları ve oteller hakkında bilgi verir.Turizm merkezlerinde açılan turizm büroları bölge turizmini değerlendirmek için çalışır. Turizm bürosunu bir sekreter yönetir. Sekreter turizm mevsimi boyunca geçici olarak kendisine yardım eden elemanlarla birlikte turistleri karşılar, onlara bilgi verir ve bu
işlerle ilgili yazışmaları yürütür. Haritalardan, prospektüslerden, broşürlerden yararlanır ve bunların hazırlanmasına katılır. Turistleri çekmek için bölgesindeki manzaraları, ulaşım yollarını ve otelleri gösterir.
Gerekirse turistlere otellerde, uçak, otobüs ve trenlerde yer ayırtır. Turizm bürosu sekreteri, görevlerini yerine getirebilmek için geniş coğrafya, tarih ve sanat bilgisine sahip olmalı ve bölgenin turizm kaynaklarını yakından tanımalıdır.

12-) Teknik Sekreter

Mühendislik alanında hizmet veren kuruluşlarda sekreterlik hizmetlerini yerine getiren sekreterlerdir. Teknik sekreter, endüstri ve yönetimle ilgili işlevleri üstlenmekte, genellikle mühendisliğin teknik asistanı durumunda bulunmaktadır. Yazışmalarda ve görüşmelerde teknik bilgisinin olması gerekir.

13-) Bölüm Yöneticisi Sekreteri

Birçok bölümü olan kurum ya da işletmenin herhangi bir bölümünün, yöneticisinin sekreteridir. Bölümün yurt içi, yurt dışı ve diğer bölümlerle olan ilişkilerini düzenler. Belli bir düzeyde yabancı dil bilgisine sahip olması gerekir. Bölüm yöneticisi sekreteri, kendi bölümüyle diğer bölümler arasında iletişimi sağlar. Kendi bölümüyle diğer bölümler arasında yazışmaların yapılması, bölümdeki toplantıların hazırlığı, dosyalama işlemleri bölüm yöneticisi sekreteri tarafından yapılır.

14-) Uluslararası Organizasyon Sekreteri

Büyük organizasyonlar bilgi, beceri ve yetenekle başarılabilir. Büyük toplantılar ve görüşmeler, bir ülkenin veya ülkelerin kaderine yön verecek kararların olumlu veya olumsuz olması, görüşmelerin organizasyonuna bağlıdır. Tarafların kabul edeceği zamanın, yerin belirlenmesi, kamuoyunun yaratılması, organizasyonun amacına ulaşabilmesi için kişi, grup veya tarafların ikna edilmesi, gerekli güvenlik ortamının sağlanması gibi görevleri uluslararası organizasyon sekreterleri üstlenmektedir. Sonucun olumlu olması organizeyi yapan sekreterin başarısını gösterir.

Uluslararası organizasyon sekreterleri günümüzde, bir ülke içindeki eğlence programlarını, festivalleri, sportif etkinlikleri organize eden, uluslararası görüşmeleri düzenleyen kişilerdir. Uluslararası organizasyonlarda sekreter, büyük kitlelere hitap etmektedir. Bir araya gelmesi zor olan devlet yöneticilerini dahi samimi, güvenilir ve olumlu
bir ortamda bir araya getirmektedir.

kaynak: http://megep.meb.gov.tr/mte_program_modul/moduller_pdf/Sekreterlik%20Hizmetleri.pdf

Örnek Reklam Alanı

#EvdeKal