Dosyalama Ve Arşivleme

Reklam Alanı

Reklam buraya

DOSYALAMA

Dosyalamanın Tanımı:

Belge: Yürütülen faaliyetler sonucunda oluşan, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş materyaldir.

Dosya: Aynı konuyu içeren yazılar grubudur.

Dosya yönergesi: Kurum ve kuruluşların yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla hazırlanan talimattır.

Dosya planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

Yapılan faaliyetler sırasında ortaya çıkan her türlü yazılmış, basılmış, kayda alınmış belgelerin çekmecelerde, raflarda, bilgisayar ortamında içinde belirli sistemlere göre saklanmasına dosyalama denir.

Bir örgüt ne kadar iyi bir yapılandırmaya sahip olsa da evrak ve dosyalama sistemleri yoksa haberleşme kanalları tıkanık, kapalı ya da işlevsiz ise işlerin düzgün yürümesi mümkün olmaz. Dosyalama, evrakların yazımı ile başlayan arşivlemesi ile sonlanan bir süreçtir.

  •  Kuruluşa gelen evrakı teslim almak, gelen evrak kayıt defterine kaydetmek, ilgili departmanlara göre tasnifini yaparak, ulaştırmak,
  •  İşlemi biten evrakların dosyalama türlerine göre tasnif etmek, dosyalama sistemine göre numaralandırmak ve dosya endekslerini düzenlemek,
  •  Evraklardaki postalama ve gönderme işlerini düzenli bir şekilde yürütmek,
  •  Arşivlenmesi gereken dosyaları yönetmelikler çerçevesinde arşivlemek.

 

Dosyalamanın Amacı

Kuruluşlar, yaptıkları işlerle ilgili olarak, gelen yazıların çoğunu, gönderdikleri yazıların birer örneğini kanunen saklamak zorundadır. Dosyalamanın amaçları;

  •  Bilginin yapısına uygun ortamlarda bulundurmak,
  •  Evrakın aslına uygun zarar görmemesi,
  •  Emniyetli bir şekilde,
  •  Evrak karmaşasını önlemek
  •  Arşivleme için temel oluşturmak.

Dosyalar “Kuruluşun her an hatırlanmaya hazır Hafızaları”dır. Dosyalama, kuruluşlarda verimliliğe ve etkinliğe büyük katkı sağlar. Evraklara istenilen anda ulaşmak, sistemli bir dosyalama ile mümkündür.

Dosyalamanın Kurum Açısından Önemi

 İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır.

 Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınmış olacaktır.

 Bilgi Edinme Hakkı doğrultusunda vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, demokrasilerin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim anlayışı sağlanmış olacaktır.

 Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, İdarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenme imkânını sağlayacak; kararların doğru ve isabetli alınmasını sağlayacaktır.

 İdarenin bilgi ve belge talebi personeli telaş ve paniğe sevk etmeyecektir.

 İşlemi tamamlanan belgelerin kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için bürolarda ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıtlar uçuşmayacak, işlemi biten belgeler anında ilgili dosyasına kaldırılabilecektir.

 Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek, zaman ve iş kaybını engelleyecektir.

 Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir Dosyalama; ticari, yönetsel, hukuki açıdan gereklidir.

Dosyaların saklanma süreleri yasalarca belirtilmiştir. Dosyalamanın depolamaya dönüşmemesi için belli bir süre yine yasada öngörülen biçimde tasniflenerek imha edilmesi gerekir.

images (5)

Dosyalamanın Özellikleri

Dosyalama sisteminin özelliklerini sıralarsak

Basitlik İyi bir dosyalama sistem, bu sistemi kullanan herkes tarafından kolay anlaşılır ve kullanılır olmalıdır. Gerek belgelerin dosyalara konulması, gerekse dosyalara konulan belgeler erişilmesi açısından kişileri tereddüde düşürmeyen, zaman kaybettirmeyen ve hızlı karar verdiren bir düzende tasarlanmalıdır.

Akla uygunluk İyi bir dosyalama sistemi akla, mantığa uymalı ve iyi tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir. Örneğin alfabetik sisteme göre yapılan dosyalamada, konu başlıkları anlaşılır olmalı ve eksiksiz tanımlanmalı, belgelerin birden çok dosyaya konulması engellenmelidir.

Tutarlılık İyi bir dosyalama sistemi kendi içinde tutarlı olmalıdır. Farklı durumlarda farklı uygulamaları gerektiren bir sistem pek çok yanlışlığa yol açar. Kurulacak dosyalama sisteminde ana ve alt gruplar tanımlanırken, belli standartlara uyulması gerekmektedir.

  Kullanışlılık İyi bir dosyalama sistemi örgütün gereksinimlerini karşılayacak şekilde tasarlanmış olmalıdır. Örneğin yurdun dört bir yanında satış mağazası olan bir işletmenin dosyalama sisteminin ana grupları bölgesel yapıya göre olabilir, ancak alt grupları mutlaka yer adına göre değil, müşteri isimlerine göre de olabilir.

Dolaşım kolaylığı İyi bir dosyalama sistemi bu sistemden yararlanmayı kolaylaştırmalıdır. İsteyen kişinin dosyayı alabilmesi, geri verebilmesi, bir başkasına devredebilmesi ya da süre saklanması gereken dosyaları arşive gönderebilmesi kolay olmalıdır.

Ekonomiklik İyi bir dosyalama sistemi zamandan ve paradan tasarruf sağlayacak yapıda olmalıdır. Etkin olmayan bir büro sisteminin oluşturduğu olumsuzlukların başında para ve zaman kaybına neden olması gelir. Az yer, az personel, az donanım, az araç-gereç ve kullanımı için az zaman ve emek gerektiren bir dosyalama sistemi, ekonomik bir sistemdir.

Reklam Alanı

Reklam buraya

İlk yorum yapan olun

Bir yanıt bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.


*