Dosyalamada Sırtlık Ve Ayıraç Çeşitleri

Reklam Alanı

Reklam buraya

 

2.1. Dosyalama Araçları

Dosyalama sisteminin kurulmasında, dosyalama araçlarının tanınması, özelliklerinin bilinmesi ve sisteme en uygun araçların seçilmesi gerekir. Dosyalama araçları, sistemin işleyişini kolaylaştırır. Dosyalamada, geleneksel ve sanal dosyalama araçları kullanılır. Otomasyona dayalı sanal örgütlerde kullanılan dosyalama araçları, bilgisayarlar, yazılım ve donanım araçlarıdır

2.1.1. Dosya

Dosya, mektupların, raporların ve benzer yazıların konulduğu ikiye katlanmış karton ya da plastikten yapılmış dosyalama araçlarıdır. Düz dosya, dosya gömleği olarak da bilinir. Dosyanın adı, numarası, kodu gibi bilgiler, ön kapağa ve arka kapağa takılan kavalyelere yazılır. Telli dosya, belgenin delgi makinesiyle delinerek tele takıldığı dosyadır. Belge telli dosya da takılı iken incelenebilir. Yarım kapaklı telli dosyanın sırt kısmanda, dosyayı mekanizmalı klasöre takmak üzere iki delik bulunur. Dosyanın içine konulan belge ile ilgili bilgiler, üst kapağın ön yüzüne veya arka kapağa takılan kavalyeye yazılır. Belgelerin dosyalarda daha iyi korunması isteniyorsa bu durumda evraklar plastik dosya gömlekleri içine konulduktan sonra telli dosyalara veya klasörlere konur. Yarım ve tam kapaklı dosyaların yanında dosyalamada, askılı dosyalar da kullanılır. Askılı dosyalar taşınabilir, masa üstü kullanıma uygun sökülüp takılamayan ve sökülüp takılabilen dosya havuzları içinde saklanır.

ciltleme-ucgen-profil-dosya-sirtligi-mapi-100-lu-paket-506-26-B

2.1.2. Klasör

Klasör, dosyaların konulmasına yarayan kalın kartondan, mukavvadan veya benzeri dayanıklı malzemeden yapılmış dosyalama aracıdır. İçine dosya konulacak büyüklüktedir. Belge, önce dosyaya, sonra da klasöre konulduğu gibi, doğrudan klasöre de konulabilir. Bu durumda dosya gömleklerinin kullanılması, belgelerin daha iyi korunmasını sağlar. Klasörlerin, mekanizmalı, bağlı, kutu klasör gibi çeşitleri vardır. Mekanizmalı klasör, içinde delgi makinesiyle delinmiş belgenin veya yarım kapaklı telli dosyanın konulması için mekanizması olan klasör türüdür. Bağlı klasör, üst ve alt kapağının üç tarafından kapakları bağlamaya yarayan bağları bulunan klasördür. Bağlar, dosya ve belgenin düşmesini önler. Kutu klasörler veya arşiv kutuları, üst kısmı açık, diğer kısımları kapalı olan, kutu biçiminde klasörlerdir. Arşiv kutuları üst kısmından açılır ve kapak özel bir çıtçıt ile tutturulur.

2.1.3. Dosya Dolapları

Dosyalar, dosyalama sistemi olarak dolaplara yerleştirilir ve saklanır. Dolaplar, çekmeceli veya raflı olurlar. Kullanış amacına göre değişik ölçülerde olanları vardır. Mektuplar, haritalar, projeler, filmler, bantlar için kullanılan dolaplar birbirinden farklıdır. Raylar üzerinde yürüyen büyük ve modern dosya dolapları, çalışma yerinden en üst seviyede yararlanma imkanı sağlar. 2.1.4. Rehberler ve Kavalyeler (Ayıraçlar) Rehber, dosyalama sisteminde, ana ve alt grupların, kendi aralarındaki kısımlarını ayırmak amacıyla kullanılan kartlardır. Rehberler yardımıyla belge kolaylıkla yerine konur, arandığında çabuk bulunur. Rehberler, karton, mukavva, plastik levha gibi sert ve dayanıklı malzemeden yapılır. Ana ve alt gruplar için farklı malzeme ve renkte rehber kullanılması, işleri kolaylaştırır. Dosyaların konulacağı raf veya özelliğine göre rehberlerin bir kenarına, kavalye konur. Kavalye, bir çeşit rehber etiketidir. Kavalyeye, dosyalama sisteminin gerektirdiği harf, sayı, tarih gibi bilgiler yazılır ve ilk bakışta hemen göze çarpacak şekilde yerleştirilir. Kavalye, karton, plastik veya metalden yapılır. Bazı dosyalar kendisinden kavalyelidir, bazılarına sonradan takılır.

2.1.4. Rehberler ve Kavalyeler (Ayıraçlar)

Rehber, dosyalama sisteminde, ana ve alt grupların, kendi aralarındaki kısımlarını ayırmak amacıyla kullanılan kartlardır. Rehberler yardımıyla belge kolaylıkla yerine konur, arandığında çabuk bulunur. Rehberler, karton, mukavva, plastik levha gibi sert ve dayanıklı malzemeden yapılır. Ana ve alt gruplar için farklı malzeme ve renkte rehber kullanılması, işleri kolaylaştırır. Dosyaların konulacağı raf veya özelliğine göre rehberlerin bir kenarına, kavalye konur. Kavalye, bir çeşit rehber etiketidir. Kavalyeye, dosyalama sisteminin gerektirdiği harf, sayı, tarih gibi bilgiler yazılır ve ilk bakışta hemen göze çarpacak şekilde yerleştirilir. Kavalye, karton, plastik veya metalden yapılır. Bazı dosyalar kendisinden kavalyelidir, bazılarına sonradan takılır.

2.1.5. Bilgisayarlar

Yazılım paketleri içinde oluşturulan dosya dolaplarını sınırsız sayıda raf ve klasör içerecek şekilde tasarlamak ve tüm önemli dokümanları kolaylıkla yerleştirmek mümkün olabilmektedir. Programa istendiği zaman, yeni dolaplar, raflar ve klasörler de eklenebilir. Arandığında bulunmasında zorluklarla karşılaşılan belgelere bilgisayarın bir tuşuna basmakla ulaşmak mümkündür.

Kaynak: ismek.ibb.gov.tr/ismek-el-sanatlari-kurslari/…/dosyalamasistemi.pdf

Reklam Alanı

Reklam buraya

İlk yorum yapan olun

Bir yanıt bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.


*