DOSYALAMA ARŞİVLERİ

Reklam Alanı

Reklam buraya

SANYO DIGITAL CAMERA

 

 

Dosya ve Dosyalama Nedir?

• Dosya: Aynı konu, kimse, dönem, bölge, faaliyet ve birimle ilgili belgeler bütünüdür. • Dosyalama: Kurumsal faaliyetlerin ürünü olan belgeleri içeren dosyaların kalıcı olarak düzenlenmesine yönelik işlemlerdir.

Dosyalamanın Amacı

– Belgelere kısa zamanda erişim sağlamak, – Mekandan kazanç sağlamak, – Zamandan kazanç sağlamak, – İşi kişiye bağımlı olmaktan çıkarıp, sistem temeline dayandırmak. • Dosya yönetim sisteminin seçiminde dikkate alınması gereken; – Hizmetin niteliği ve özelliği (belge fonksiyonları, kullanım şekli ve oranı vb), – Güvenli bir biçimde iş akışı sağlanması, – Sistemin hızlı çalışabilme kapasitesi, – Personelin niteliği, niceliği ve iş yükü.

Dosyalama Sisteminin Özellikleri

• İyi bir dosyalama sistemi; – Basit olmalı; herkes tarafından kolaylıkla anlaşılır ve kullanılabilir olmalıdır. – Akla uygun olmalı; sistem kolayca kavranabilmeli, başlıklar anlaşılır ve eksiksiz olmalıdır.

– Tutarlı olmalı; ana gruplar ve alt gruplar birbiriyle tutarlı olmalıdır. Her bir grubun sınırları iyi belirlenmeli, hangi belgenin nereye konulacağı kolaylıkla belirlenebilmelidir.

– Kullanışlı olmalı;bir büro için en uygun dosyalama sistemi, büronun ihtiyacını en uygun şekilde karşılayan sistemdir.

– Transfer kolaylığı olmalı; bir dosyayı inceleyen kişi bu dosyayı bir başkasına veya arşive devredebilmeli. Dosyalama sistemi bilgilerin veya dosyaların kolaylıkla dolaşmasına ve izlenmesine imkan vermelidir.

– Ekonomik olmalı; Dosyalama sistemi en az emek, en az maliyet, en az yer (alan, hacim) gerektirmelidir. Dosyalamada, sisteme en uygun olan malzeme kullanılmalıdır. Dosyalama Sistemleri • 1. Alfabetik: Dosya isimlerinin esas alınarak dosyaların alfabetik harf sırasına göre sıralanmasıdır.

– Aynı harfle başlayan isimler veya konular aynı dosyalar içinde bulunur.

– Dosya içindeki belgeler gerekirse kendi içinde de konu ayrımına yine alfabetik düzende oluşturulabilir. – Dosya sayısı 10’dan fazlaysa “AA, AB, AC…” gruplanabilir.

… Dosyalama Sistemleri

Kronolojik: Dosyalamanın esasını tarihler oluşturur. Belgeler dosyalara; yıllara, aylara ve günlere ayrılarak yerleştirilir. Yapılan işlerin günlü olması durumunda, kronolojik dosyalama sistemi büyük kolaylıklar sağlar, borç ve alacak işlemlerinin takibi için oldukça uygun bir sistemidir.

 Karma: Dosyalama ihtiyacını karşılamak amacıyla birkaç dosyalama sisteminin birlikte kullanılmasıdır. Karma dosyalamada, dosyalanacak belgeler önce ana gruba ayrılır; daha sonra da bunlar birinci ve ikinci alt gruplara ayrılır. … Dosyalama Sistemleri

 Konusal: “aynı konu, aynı dosyada” ilkesine göre, aynı konu ile ilgili bütün belgeler aynı dosyada toplanır. Konuya göre dosyalama sisteminde, dosya planının hazırlanması gerekir. Dosya planının kuruluştaki bütün işleri kapsaması zorunludur. Evrakın konulacağı dosyanın belirlenmesi, kolaylıkla ve doğru olarak yerine yerleştirilmesi, evrakın aranması ve kolaylıkla bulunması iyi bir dosya planını gerektirir. Bu sistemde her evraka, dosya kodu ve numarası yazılır. Dosya kodu genelde üç harfli hatırlatıcı nitelikte kısaltmalardır.http://ybu.edu.tr/bilgiislem/contents/files/Dosyalama.pdf

 

 

Reklam Alanı

Reklam buraya

İlk yorum yapan olun

Bir yanıt bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.


*