Bürolarda Verimlilik Arttırma Teknikleri

Reklam Alanı

Reklam buraya

     Verimliliğin artırılması amacıyla çok sayıda teknik geliştirilmiştir. Bu tekniklerin çoğu endüstri mühendisliği tekniklerini, bir kısmı da ekonomik analizleri içermektedir. Bazı teknikler ise, verimliliği artırmaya insan açısından yaklaşan davranışsal yöntemleri içermektedir. Bu bölümde iş etüdü, iş basitleştirme teknikleri beraber inceleyelim.
İş Etüdü

İş etüdü, insanların çalışmalarını incelemek ve verimlerini etkileyen faktörleri belirlemek için kullanılan metot etüdünün ve iş ölçümünün bileşimidir. İş etüdü, genellikle varolan kaynaklarla, yeni bir yatırım yapılmadan elde edilebilecek çıktı miktarını artırmaya yönelik çalışmalar için kullanılır. Bu hedefe ulaşmak için işlemler, süreçler ve çalışma metotları (yöntemleri) sistematik biçimde analiz edilir.

– Hareket etüdü (Metot etüdü): Metot (yöntem), büro işlerini yaparken izlenen yoldur. Metot iyileştirmesinde amaç, belli bir işin en az emek ve en az zaman harcayarak en iyi şekilde yapılmasını sağlamaktır. Bunu sağlamaya yönelik olarak yapılan çalışmaya hareket etüdü, metot analizi ya da metot mühendisliği denmektedir. Hareket etüdünde öncelikle metoda ilişkin tüm veriler elde edilir. Metodun ayrıntılarını açıklığa kavuşturmak için çeşitli şemalar hazırlanır.

Metot (yöntem) iyileştirmesi;
1) Çalışanların hareketlerinin iyileştirilmesi
2) Uygun çalışma ortamının sağlanması olarak iki temel işlev açısından ele alınabilir.

Çalışanların hareketlerinin iyileştirilmesine ilişkin öneriler şunlardır:
– Mümkün olan her yerde işin elle değil, makineyle yapılması sağlanmalıdır. Makinenin personel tarafından en etken biçimde kullanılmasını sağlayacak hareketlerin geliştirilmesi amacıyla “insan-makine faaliyet şeması” hazırlanmalıdır.
– İş yapılırken her iki elin de aynı anda uyumlu bir şekilde işe katılması sağlanmalıdır.
– Yeni yöntemde ortaya çıkan aksaklıklar ve ek çalışmalar araştırılmalı ve ortadan kaldırılmalıdır.
– Bir görevin yerine getirilmesini sağlayacak en az hareketler belirlenmelidir. Kollar, bacaklar ve vücut hareketleri pek sık kullanılmamak koşuluyla elle birlikte göz hareketlerine de yer verilmelidir.
– Metodun gerektirdiği tüm hareketler sayılmalıdır. Hareket sayısı ne kadar az ise, metot o kadar etkendir.
– Mümkünse, bir iş aynı form üzerinde başlatılmalı ve bitirilmelidir.
– Yeniden yapmak yerine, önceden yapılmış olan hesaplamalar ve çizelgeler kullanılmalıdır.
– Standartlara uygun çalışma alanları sağlanmalıdır.
Bu alanlar;
1) Normal çalışma alanı ve
2) En geniş çalışma alanıdır.

Masa üzerinde sağ ve sol elin normal çalışma alanı; Sağ ve sol elin ve dirseğin birlikte çizdiği daireye göre belirlenir. Bu ölçüte göre işgören çalışma alanında her iki elini de kolayca kullanabilir. En geniş çalışma alanı ise, omuzun eksen olarak kabul edilip, el ve kolun çizdiği dairedir. Şekil’de bir personelin normal ve en geniş çalışma alanları görülmektedir.

Normal ve en geniş çalışma alanları

Üzerinde çalışılmakta olan belge, her iki elin de normal çalışma alanı içinde yer almalıdır. Araç, gereç ve makinalarda en uygun yere yerleştirilmelidir. Örneğin, araç ve gereçler hiçbir zaman “en geniş çalışma alanı” dışında olmamalıdır. İş akış çalışmaları iş akışının, büro alanının ve form kullanımının analiz edilmesini ve gerekli düzeltici önlemlerin alınmasını içerir.

– İş akış analizi (Prosedür analizi): İş akışı, herhangi bir büro işini oluşturan çeşitli aşamaların birbirini izleyen şekilde yapılmasıyla oluşur. Bir büroda iş akışı zaman içinde değişikliğe uğrar.

– Alan kullanım analizi: Alan kullanımıyla ilgili dikkate alınması gereken ilk unsur iş akışıdır. Büro alan kullanımının iyileştirilmesi amacıyla yapılan işyeri analiziyle, iş istasyonlarında etken ve verimli faaliyet göstermek için gereksinim duyulan tüm kaynakların düzenlenmesi ve iyileştirilmesi amaçlanır.

– Kullanılan formların analizi: Formların dizaynları, işleniş yöntemleri ve gerek büro içinde gerek bürolar arasında izlediği yol, etkenliği ve verimliliği büyük ölçüde etkiler. Bu formların tamamı elenebilir, basitleştirilebilir ya da değiştirilebilir. Böylece daha az memuriyet işi gerekir ya da bazı formlar diğerleriyle birleştirildiğinde iki ya da daha fazla formun hazırlanması için gereken çifte çaba ve artı maliyet olmaz.

Form dizaynı, kağıt büyüklüğünden kopya sayısına, bilgilerin yazılış biçiminden yerleştirme düzenine ya da kağıt cinsine kadar çeşitli özelliklerin saptanmasını gerektirir.

– Personel kullanımının iyileştirilmesi: Verimlilik programı uygulanmadan önce incelemeye konu olan büroda çalışan personelin rolü belirlenmelidir. Sistemdeki insan unsuruyla ilgili dikkate alınması gereken unsurlar, çalışanların gereksinimleri ya da becerileri, çalışanlar tarafından yerine getirilen görevlerin niteliği ve dağılımı ve çalışanların gözetiminin (kontrolünün) kalitesidir.

– Donanım kullanım analizi: Donanım, belli bir işin yapılmasına aracılık eden araçların uygun yerlere döşenmesini ya da döşenen bu araçların hepsini ifade eder. Günümüzde büro faaliyetlerinin çoğu elektronik donanım aracılığıyla yerine getirilir. Kullanılan donanımın hızı, güvenilirliği, sağladığı hizmet, bakım, güç gerekleri ve faaliyet maliyetlerinin araştırılması için sistem çalışmasına gerek duyulur.

– Zaman etüdü ve iş ölçümü: Bir sistemde kontrol edilmesi gereken en kritik unsurlardan biri de zamandır. Çünkü zaman etkili olarak kullanılmadığında, hem para hem verim kaybı kaçınılmazdır. Peter Drucker’e göre “zaman iyi yönetilemiyorsa, hiçbir şey doğru yönetiliyor sayılmaz.” Çok değerli bir kaynak olan zamanın, etkili ve verimli kullanılması gerekir.

     Bürolarda makine ve donanımların etken kullanımı için hangi çalışmaların yapılması gerekir?

İş Basitleştirme

İş basitleştirme, en az zaman ve çabayla olası en iyi yolun izlenmesini sağlayarak büro işinin nasıl yapılacağı hakkında bir fikir verir. İş basitleştirme çalışmaları zaman etütlerini, hareket etütlerini ve insan-makine etkileşimini esas alarak, verimliliği artırmaya yöneliktir. İnsan unsuruna önem vermeyen bu yaklaşımın dayandığı temel felsefe, bütün iş faaliyetlerinin iyileştirilebilir olduğu ve her görevi yerine getirmenin en iyi yolunun daima olması gerektiğidir.

     İş basitleştirme çalışması yapılırken uyulması gereken temel ilkelerden bazıları şu şekilde özetlenebilir:
– İş basitleştirme çalışmasına bütün personelin kendi bilgi ve uzmanlık alanlarında katılımı sağlanmalıdır.
– Bir işin ya da bir prosedürün tamamlanmasını sağlayacak olası en iyi bileşimler, uygun kolaylıklar ve faaliyetler sağlanmalıdır. Elverdiği ölçüde amaca doğrudan katkıda bulunan unsurlar en yüksek düzeye çıkarılmalı; verimsiz unsurlar ise, yok edilmeli ya da en düşük düzeye indirilmelidir.
– Belge ve insan hareketleri olanaklar ölçüsünde en az yol alarak sağlanmalıdır.
– Uygun çalışma hızıyla yapılan büro faaliyetleri birbirini tamamlar nitelikte olmalıdır. Faaliyetler, bir aşamadan izleyen aşamaya geçişin uyumlu olmasını sağlayacak şekilde düzenlenmelidir.

 

 

 

Kaynak: http://notoku.com/verimlilik-artirma-teknikleri/#ixzz3t6e7AJZz

Reklam Alanı

Reklam buraya

İlk yorum yapan olun

Bir yanıt bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.


*