Bürolarda İndeks Tanımı Ve Türleri

Reklam Alanı

Reklam buraya

BÜRO YÖNETİMİ VE YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI PROGRAMI

İndeks Tanımı ve Önemi

Özellikle numaraya göre dosyalama sistemi ve karma dosyalama sisteminin kullanılabilmesi için gerekli olan indeks, belgelerin hangi dosyaya konacağını gösteren yardımcı bir araçtır. Yazı çok uzun ve ayrıntılı ise aynı zamanda “içindekiler” lisesi fazla detaylı değilse indeks hazırlama yararlı olur. İndeks özellikle, yazıdaki belli konuların ya da terimlerin bir araya getirilmesini sağlar. Böylece okuyucu aradığı konu, terim ya da sorunun yazının hangi sayfalarında olduğunu yorulmadan ve zaman kaybetmeden öğrenmek ve bir arada incelemek olanağını bulmuş olur.

 İndeks Türleri    

Arşiv araçlarının özellikleri, aranıp bulma kolaylığı sağlanması gibi hususlar göz önüne alınarak bunların kronolojik, alfabetik (şahıs isimlerine göre), numarala, coğrafi bölge, konu tasnifi sistemlerine göre arşivlenmesi gerekir.

Otomatik indeksleme: Dokümanın türüne göre, kullanıcı müdahalesi ile endekslemenin yanı sıra, bazı BYS programları otomatik olarak indeksleme yapma imkanı vermektedir. Bir başka tanımlama türü de anahtar kelime tanımlamadır. Eğer BYS’ ye aktarılacak dokümanlar için, standart indeks yapısına uymayan, ek bir takım sıralı bilgiler var ise, anahtar kelime tanımlanarak bu kriterleri de, arama çalışmalarını kolaylaştırmak amacıyla eklemek mümkündür. İndeks özellikle, yazıdaki belli konuların ya da terimlerin bir araya getirilmesini sağlar. Böylece okuyucu aradığı konu, terim ya da sorunun yazının hangi sayfalarında olduğunu yorulmadan ve zaman kaybetmeden öğrenmek ve bir arada incelemek olanağını bulmuş olur. İndeks uygulamasına başlamadan önce iki önemli noktaya dikkat edilmelidir.

Şahıs İsimlerine Göre İndeksleme: Şahıs isimlerine göre yapılan indeksleme de, önce şahsın soyadı yazılır ve soy addan sonra virgül konur ve sonra isim yazılır. Eğer şahsın ismi birden fazla isimden oluşuyorsa bu durumda, ya ikisi birden yazılır veya biri kısaltılır, diğeri tam yazılır. İsimler yazılan kurala uygun biçimde, alfabetik olarak sıralanır.

Kurum ve Kuruluş Adına Göre İndeksleme: Kuruluşların adı eğer şahısların adlarından oluşuyorsa, kuruluşun adları, şahısların soyadlarına göre indekslenir.    

 1-Kırkbayır Figen

 2-A.Ş Anonim

 3-Şirketi Duran,

 4-Ünzile Doğan Elif Kuruluşun tam adı yazılır.

Yer Adına Göre İndeksleme (Coğrafi Esasa Göre): Yer adları küçükten büyüğe göre düzenlenir. İki adı olan yerlerde resmi ad kullanılır. İkinci ad parantez içine alınır.

 Gemlik, Bursa Reyhanlı, Antakya

Tarihe Göre indeksleme (Kronolojik olarak): Tarih sırasına göre indeksleme yapılır. Tarihler rakamsal olarak yazılır. Gerekirse belgedeki şekli de kullanılabilir.

29.04.1972

1978

1979

1980

Konuya Göre İndeksleme (Kavram Adına Göre): Kavramların herkes tarafından bilinmesine dikkat edilir. Kavramların ayırt edici özellikleri vurgulanır. Bu sistemde konular üçlü bölünmeye tabi tutulur. Bunlar:

 Ana konular

 Alt konular

 Tek konular’dır. Ana konular, konunun ilk ya da ilk iki harfi ile, Alt ve Tek konular rakamlarla gösterilir.

Belge Numarasına Göre İndeksleme (Numarala): Bu sistem endekslemenin 1’den başlayarak gereksinme duyulan numaraya kadar numaralanmasını gösterir. Eğer belge numaraları, belge üretildiği anda verilmiş ve bu şekilde biliniyorsa bunlar da girilir. Muhasebe fişleri bunlara en iyi örnektir. Muhasebe fişleri 1626-1850 İç yazışmalarda kurum yerine birim yazılır. Rutin evraklarda ayırt edici özellik olarak tarih alınır.

 Kaynak: www.meb.gov.tr

Reklam Alanı

Reklam buraya

İlk yorum yapan olun

Bir yanıt bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.


*